【転職】職務経歴書の書き方はこれでOK!

ビジネス系Howto

転職活動に必ず必要なものといえば、そう「職務経歴書」!
初めて転職活動を経験する方は、書き方もよくわからないし、何を書けばいいのか迷ってしまうと思います。特に決められたルールが無いと一般的には言われていますが、実は暗黙のルールというか、こういう風に作らないと選考落ちますよ的な要素が多々あります。
その割には、ネットで調べると結構情報がバラけていて、何が正解なのかよくわからなくなってしまった方もいるのではないでしょうか?

というわけで、今回は面倒くさい職務経歴書を転職未経験の人でもわかるように、かつ爆速で終わらせて頂くために、職務経歴書とはなんぞやというところから、実際にどういった内容にすればいいのか、またそれぞれの書き方についてご紹介します。

現在は、様々な転職サイトが職務経歴書のテンプレートを提供しているので、一から作成しなくてもテンプレをダウンロードしてさくっと作ってみることをおすすめいたします。

ただ、様々な種類のテンプレートが各社から提供されていて、どれを使っていいか分かりづらいと思うので、どのテンプレートがいいかについて、各サイトを実際に調べてみました。
一番使いやすい、理想に近いテンプレートをこの記事の最後に紹介しておりますので、迷っている人はそれを使ってみるのもいいかもしれません。

そもそも職務経歴書とは?

文字通りあなたのこれまでの職務経歴をまとめたものです。
履歴書はあなた自身の基本情報(顔写真、住所、氏名、生年月日、連絡先等)と、学歴、どの会社で働いてきたかを一覧にしたものです。履歴書にも志望動機の欄がありますが、オマケ程度ですね。

では、職務経歴書と履歴書では何が決定的に違うのかというと、情報としての質が違います。
履歴書とは言わばあなたのレジュメです。それに対して職務経歴書はあなた自身をプレゼンするための「プレゼン資料」なのです。
レジュメにはアピールポイントや思いなどは書かれていませんよね?なので、職務経歴書は自分自身をプレゼンするためのものという認識で作成することが、良い職務経歴書を作成するコツとなります。

後ほど後述しますが、職務経歴書の構成要素は下記の通りです。

  • 職務要約
  • 職務経歴
  • 退職理由
  • 転職動機
  • あなたのスキル・経験
  • 志望動機
  • 自己PR

職務経歴書の書き方ルール

よく職務経歴のフォーマットは自由で、どのような形式でもよい、と書かれている情報を見ますが、厳密に言うとこれは「企業からの指定がない」という意味であって、実は職務経歴書の作成における最低限の決まりやルール、こうした方が良い、といった共通認識があります。ですから、それらを踏まえて作成しなければなりません。そういった事を知らずに作ってしまうと、余計な部分で印象を悪くすることになり、肝心の内容で判断してくれない可能性もありますので注意してください。

作成ルール

以下は最低限これを守ればまず間違いないという設定なので、ぜひ踏襲した職務経歴書を作っていただければと思います。ちなみに作成するならWordでオッケーです。提出の際はPDF化しましょう。

  1. フォントサイズ:10.5または11pt
  2. 使用フォント:MS明朝体
  3. ページ数:2枚~3枚 多くても4枚以内に収める
  4. 一人称は使わない
  5. 体言止めで書く
  6. 志望動機や自己PR欄は、です・ますを使ってよい
  7. 特定業務や職種における専門用語や略語を使用しない
  8. 自ら退職した場合の理由は「一身上の都合により退職」と記載する

職務経歴書の種類

ここまで職務経歴書の役割と構成、作成ルールについて見てきましたので、次は職務経歴書の種類について説明します。

職務経歴書は大きく分けて3つの種類があり、それぞれ「編年体形式」「逆編年体形式」「キャリア形式」というものがあります。

  1. 編年体形式
    古い経歴から順番に時系列で職務経歴を記載していく形式です。
    →適しているのは経験社数が1~2社程度の方

  2. 逆編年体形式
    新しい経歴から過去に遡って記載していく形式です。
    →適しているのは経験社数が3~4社程度の方

  3. キャリア形式
    経験社数が多い場合やプログラマーやデザイナーの方が、自身のキャリアごとに記載していく形式です。
    →経験社数が5社以上、またはプログラマーやデザイナーなどの専門職の方

職務経歴書の構成

自分にあった職務経歴書の形式がわかったら、いよいよ作成に入ります。
先ほども言った通り、職務経歴書に必要な項目は次の通りです。

  • 職務要約
  • 職務経歴
  • 退職理由
  • 転職動機
  • あなたのスキル・経験
  • 志望動機
  • 自己PR

では、一つ一つ見ていきましょう。

職務要約

職務要約とはその名の通り、これまでの職務経歴を要約したものです。
要約なので、事細かに記載する必要はありませんが、社数が多かったり、経験してきたものが多いと短く簡潔にまとめるのが意外と難しかったりします。
ですが、職務経歴書の一番最初に見られる場所なので、その後の内容に目を通してもらえるかどうかを左右する重要な箇所であると認識しましょう。場合によっては、ここを読んでダメそうなら即刻書類落ちということもあります。

下記は例文です。
架空の部分が多くて申し訳ないですが、全体的な要約文がどんなもんかをイメージしていただければと思います。

〇〇大学を卒業後、〇〇〇を行っている〇〇株式会社へ新卒で入社。〇〇(人事部門、営業職など)として、〇〇に従事し、〇〇に取り組んで参りました。また、〇〇向けに〇〇を企画提案、〇〇プロジェクトの組織調整を実施。その後、〇〇に関する経験とスキルアップをするべく株式会社〇〇へ転職。現在は、〇〇事業にて〇〇を担当し、大手クライアント向けに〇〇として従事しており、これまでの経験と合わせ、新規開拓営業や営業企画としての経験も有しています。

経歴詳細

いよいよ職務経歴のコアな部分に入っていきます。
この経歴詳細についてはさらに内容が細分化され、下記内容が必要となります。

  • 業務内容の要約
  • 実績
  • 業務で利用しているツールやソフトウェア
  • OAスキル
  • 業務におけるポイント
  • 所属部署の規模
  • 転職動機・退職理由

業務内容の要約

まず自身の業務内容を要約して、どのような業務を、どんなミッションで行っていたのかを読み手に分かりやすく伝える必要があります。また、それをいつからいつまで行っていたのかという期間を付け加えることで、経験の深さを伝えることができます。

実績

定量情報として数字による実績を示すことができればベストです。
営業職であれば、契約数、受注額、売上額、達成率、部内順位、新規開拓数など。
営業実績を数字で示すことができない場合は、営業活動の効率化やプロセスの部分、または、内部的な目標に対する数字でもOK。
例えば、営業のためのテレアポで他のメンバーよりも何%多いとか、何件掛けた、アポイント数は何件創出したなど。それ以外ではやはり定性的な情報をアピールすることもポイントです。例えば、営業活動の中で、企業に対してどのようなアプローチをしたのか。その中で工夫したことや、受注には至らずとも良い反応をもらえたエピソードなどがあれば盛り込むべきだと思います。

利用ツール、利用経験のあるソフトウェア

現在はSaaS全盛期で、社内でも様々なツールを駆使していると思います。転職先の会社においても同様のツールを使っている可能性は十分にありますし、スムーズに業務に馴れてもらえる人物という認識を持ってもらえることもあるため、日ごろから使っているツールについては、必ず明記しておきましょう。例えばSaleforceなどのCRMや、O365、slack、ERPやマーケティングオートメーションなど。

OAスキル

基本的にWordとExcelについてどの程度使えるかを記載しておけば問題ありません。
Excelであれば、IFやVLOOKUP、ピボットなどのデータベース、グラフの作成、上級であればマクロやVBAなど、できる分野や使用できる代表的な関数について明記しておくだけでもプラスになります。

業務におけるポイント

よくある職務経歴書の間違いが、業務内容や実績をただ羅列してあるだけの経歴書です。それだけでは、その経歴の中でどのような工夫や取り組みを実行していたのかを伺い知ることができませんし、活動結果だけでなく周囲との関わりや活動のプロセスについても記載することで、その人の仕事ぶりというのがより現実的にイメージしてもらえるようになります。
特に実績に乏しいひとは、この業務におけるポイントを充実させることで十分補う事が可能です。そのためには、仕事上で直面した逆境に対してどのように対処したかなどを記載すると面接においてもアピールすることができます。

所属部署の規模(役職者とメンバー数等)

あなたが属していた組織がどの程度の規模であるかによって、その実績がどれほどの人数の中で何番目なのかという指標にもなりますし、マネジメント経験がある場合は、どれぐらいの人数をマネジメントしていたかというマネジメント能力を測る情報となります。
自身ではコントロールできないものなのでどうしようもないですが、やはり組織の人数が多い方が、それだけ同僚とのコミュニケーション、関係性の構築や実績を出すための競争率の高さ、管理能力といった部分では評価が高くなります。世界で5人しかやっていない競技で1位になるよりも、競技人口1000人中1位になる方が評価が高いのは当たり前ですよね。

転職動機・退職理由

初めての転職であれば、転職動機と退職理由はイコールと考えてOKです。
2社以上経験しているのであれば、過去に退職した理由と、現在転職を希望している理由を用意する必要があります。特にこれらの理由で重要なのは、よく言われているとおり「一貫性」です。これまで、新卒入社してから一貫して営業としてのスキルアップのために、転職によってステップアップしてきたなら説明するのは簡単だと思いますが、コロコロと職種や業界を変えてきた過去があるとしたら、気を付けなければなりません。

転職・退職理由では、特に「自分の理由」によるものなのか「外部的な理由」によるものなのかで見られ方が変わってきます。自分の理由とは言うまでもなく、転職することによってスキルアップや経験を積むための、言わば自己研鑽による成長が理由であり、その成長の結果、その企業やお客様へ価値を提供し貢献をすることを目的としたものです。それに対して外部的な理由とは、主に会社やその仕事への不満、人間関係の悪化などです。その他には身内の病気や介護離職、自身の病気などがあります。

大体の場合、やはり自分自身の理由として転職を希望している方が良い印象です。
ですから、できる限り「一貫性」のある「自分自身の理由」を元に記載するようにしましょう。
自分の病気や介護離職の状態から、再度就職を希望している場合に、それを正直に記載することは全然OKだと思います。ただし、残念ながら難色を示す企業も多いことは認識しておいた方がいいです。

活かせる知識や経験、スキル

ここでは、あなたがどのような経験をしてきて、どんな知識を持っているか、それによって発揮できるスキルを伝えることになります。また、企業側は自社が求めるスキルを持ち合わせているか、さらにプラスαの何かを持っているかを確認したいと考えています。
どこかのテンプレや例文のコピペではなく、できる限り自身のオリジナルの表現で的確に伝えるようにしましょう。

自己PR

職務経歴書の中でも皆さんが一番苦労しているのがこの自己PRじゃないでしょうか?
なぜなら自己PRというのは、他の項目と違って、自分で「創り出す」部分だからです。もちろん備わってもいない能力や強みを勝手に創作するのはNGですが、PRの仕方というのは、個性が出ますし、同じ強みを表現するのにも文章力や表現力に差がでます。
そのため、自身の考えや姿勢、これまで培ってきた能力とそれを発揮できるという根拠を具体的にアピールするようにしましょう。

自己紹介と自己PRの違い

自己紹介とは挨拶、またはその延長です。例えば、新入社員として入社した際に、軽く自己紹介して、なんて言われた時に、どんなことを話しましたか?おそらく、「はじめまして、〇〇と申します。大学ではこんなことをしてまして、特技はこれで・・・」という感じですよね?
それと同じです。面接の場でも自己紹介と言われたら、氏名を名乗り、現在の会社名と、担当業務を軽く説明して、最後によろしくお願いします。といった流れだと思います。

それに対して、自己PRとは自分の強みを軸として相手にアピールすることです。ですから、これまでの業務で得た知識や経験、実績をもとに、どのような強みが備わっているのか?、それをその会社でどのように発揮できるか、また、その根拠は何か?という点を明確に伝え、戦力として認識してもらうことなのです。

以上を踏まえて、応募先企業のニーズをしっかりと把握して自己PRできるように、職務経歴書ではよく練って作成するようにしてください。書類選考後は、その内容の確認の場が面接であることも意識するようにしましょう。

志望動機

就職活動や転職活動では、誰もが「本音と建て前」があると思います。
人間関係に疲れて転職したいと思っているとか、今よりも年収が高そうだからとか。
それはそれでもちろん動機ではありますが、やはり企業側としてはどうしても志の高い、社会人として明確な目標や社会的な貢献を意識して、自身の成長とお客様の成功の力になりたいという意欲を持った人に働いてほしいと考えます。ですから、綺麗ごとのように聞こえるかもしれませんが、なぜその会社に入りたいかを改めてしっかりと深堀りして、これまでの経歴と一貫性のある理由と根拠をもとに志望動機を考えましょう。

例えばその会社が販売している製品に魅力を感じたのであれば、どこに魅力を感じたのか、魅力を感じたから自分は何をしたいのか、なぜそれをできると考えたか、根拠となる理由や能力は何か、などを盛り込むことです。

職務経歴書のテンプレ

10個ぐらいのサイトを見てまわった結果、この記事にあるような内容を盛り込むのに最も適した理想に近いテンプレートは、「リクルートエージェント」さんのものでした。

記載項目もほぼ一緒で、作りも理想に近いものなので、この記事を参考に職務経歴書の作成を考えている方はぜひダウンロードすることをおすすめします。

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