【超簡単】これで完璧！電話の話し方、ビジネスマナー

そもそも電話のビジネスマナー、話し方って？
ざっくり言うと
1. なぜ尊敬語や謙譲語を使って話す必要があるのか？
2. どこまでマナーを守って話すべき？
尊敬語と謙譲語
超簡単！これだけ覚えれば電話の話し方マナーは完璧！
「～でしたでしょうか？」は間違っている？
二重敬語は絶対ダメ？
まとめ

そもそも電話のビジネスマナー、話し方って？

電話での話し方のビジネスマナーって実はあまりわかっていなかったりしますよね。あれ、言い間違えたかな？なんて思っても結構そのままスルーして日々過ごしてたりします。そんな新入社員の皆さんや、簡単でもいいから今一度知っておきたい方に向けて電話対応における各表現と言い換えをまとめましたので活用してみてください。

ざっくり言うと

電話でのマナーや言葉遣いは、その仕事を円滑に進めるため
覚えるのは敬称と尊敬語、謙譲語だけ
言葉遣いは全部合わせても20個程度覚えるだけでOK

なぜ尊敬語や謙譲語を使って話す必要があるのか？

皆さんは、なぜ仕事の電話で尊敬語や謙譲語を使って話さなければならないかを考えたことがありますか？

相手を怒らせないため、相手に気持ちよく話をしてもらうため、商品を売るため、それら全部正解です。ですが、もっと根本的な部分を考えてみてください。なぜ相手を怒らせないようにしなければならないのか。

それは前述の通り「その仕事を円滑に進めるため」なのです。
相手が怒る、不快に思うというのはそれを阻害することになるので、そうならないためにビジネス上はマナーを守って話す必要があるということになります。

当たり前のことのように感じるかもしれませんが、何も考えずにただ何となく丁寧な話し方をしていると、「言い間違いをしたらどうしよう」とか、「相手が怒ったら怖い」という部分だけにフォーカスしすぎてしまい、本来の伝えるべき重要な話がおろそかになってしまいますので、注意しましょう。

どこまでマナーを守って話すべき？

どこまでマナーを守るべきかは、あなたと相手の立場、職種、商品やサービス、状況などによるため、線引きは難しいです。
ただし、最低限ここまではということなら、このブログに掲載の表をすべて抑えれば何の問題もありません。

心配なときは、周りの先輩が電話でどんな言葉遣いで話しているか耳をすまして聞いてみてください。実はそこまで正確にマナー通りではないことに気づくと思います。何年も付き合いのある取引先であれば、場合によっては友達と喋ってるのかと思うほど砕けた話し方をしている方もいるかもしれません。ですが、これはその先輩社員と取引先担当者との間柄だからであって自身に当てはまるとは限りませんので、常に最低限をキープすることを心がけたほうがいいでしょう。

以前も述べた通り、そこまで厳密に気にしすぎなくても現実的には問題ありません。丁寧に話そうとしている姿勢は電話の向こうにも伝わりますし、慣れてくるとどこまで、どの程度の話し方をすればいいのかが、自然と判断できるようになります。

尊敬語と謙譲語

そんなに難しく考えなくても大丈夫です。ざっくりとそれぞれ説明すると下記のとおりです。

尊敬語
⇒目上の人に使う言葉で、相手を立てる時に使います。
尊敬を託して相手を立てる時に使うので、相手がしたこと、言ったことをベースとして考えればわかりやすいと思います。
例えば「(相手が)見た」という行為にたいして言うときは、「ご覧いただいた」となります。
謙譲語
⇒自分がへりくだることにより相手を立てる時に使います。
　控えめな態度によって謙遜する言い回しと考えてOK。
例えば「（自分が）連絡する」を言い換えれば、「ご連絡させていただきます」となります。

超簡単！これだけ覚えれば電話の話し方マナーは完璧！

	言い換え前	言い換え後	例
敬称	自分	私（わたし、わたくし）	私、〇〇株式会社のSBと申します。
	相手	お客様、〇〇様	お客様のご検討はいかがでしょうか。
	自社	弊社、当社	弊社のホームページはご覧いただけましたか？
	相手の会社	御社	御社から頂いたメールの件で、ご連絡したました。
	相手の学校名	御校、御学（大学の場合）	御校におけるICTへのお取組みは～
	相手の病院	御院、御病院	御病院でご利用いただいている電子カルテの件で～
尊敬語	言う	仰る（おっしゃる）	お客様が仰るとおり～
	教えください	ご教示ください、お教えください	現在ご利用中のOSについてご教示いただけますか？
	来る、来てください	いらっしゃっる、おいでになる、お越しください	明日は9時にお越しください。
	知っている	ご存じでいらっしゃる、知っていらっしゃる	この製品の機能はご存じでいらっしゃいますか？
	見て	ご覧になる	～の資料はご覧いただけましたか？
	聞く	お聞きになる	弊社の鈴木よりお聞きになったのですね。
	利用	ご利用になる	現在はiPhoneをご利用していらっしゃるのですね
	わかる	おわかりになる、ご理解いただく	資料内容はご理解いただけましたか？
謙譲語	言う	申す、申し上げる	私、〇〇株式会社のSBと申します。
	すみません	申し訳ございません、申し訳ありません	ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。
	わかりました	承知いたしました、かしこまりました	承知いたしました。後ほどメールでご連絡致します。
	わからない	分かりかねます	申し訳ございません、私ではわかりかねます。
	知っている	存じております、存じ上げております	はい、御社の鈴木さまのことは存じております。
	する	いたす、させていただく	では、明日の午前中までに再度ご連絡させて頂きます。
	行く	伺う	では、1月1日の9時にお伺いいたします。
	見る	拝見する	いただいた資料を拝見いたしました。

「～でしたでしょうか？」は間違っている？

ビジネスの現場で実務的なことで言えば、まったく問題ありません！
これまでに何万回と電話を掛けたり、電話を受けたりしてきた中で、毎日のように使う言い回しですが、注意を受けたり怒られたことは1度もありません。もちろん世の中の全員がそうではないことは確かですが、指摘されることはまずないと思います。
もし、指摘されることがあれば改善すればいいだけですし、敬語としても正しいので安心して使ってください。

例えば、
いかがでしたでしょうか？
⇒お役に立てましたでしょうか？もしくは、いかがですか？でもOKです。

さらに言うと、1年、2年と働いているうちに、いかがでしたでしょうか？から、どうでしたか？やどうでしょうか？に変わっていくと思います。